Методичні рекомендації Методичної ради з питань нотаріату при Головному територіальному управлінні юстиції у Волинській області (28.05.2019)

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням Методичної ради

з питань нотаріату при Головному

територіальному управлінні юстиції

у Волинській області

протокол № 1 від 28.05.2019

 

Порядок ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій

 

Ці методичні рекомендації мають на меті надання допомоги нотаріусам при практичному застосуванні Правил ведення нотаріального діловодства, які затверджені наказом Міністерства юстиції України 22.12.2010 № 3253/5 та зареєстровані в Міністерстві юстиції України 23.12.2010 № 1318/18613 (далі — Правила нотаріального діловодства), тлумаченні їх окремих положень щодо порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій з огляду на розбіжності, які виникли через неоднозначне прочитання зазначеного документа.

У методичних рекомендаціях висвітлюються питання щодо загальних правил ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, заповнення граф реєстру для реєстрації нотаріальних дій та порядку реєстрації реєстрів для реєстрації нотаріальних дій.

Відповідно до статті 1 Закону України «Про нотаріат» 02.09.1993 № 3425-ХІІ (далі-Закон) вчинення нотаріальних дій в Україні покладається на нотаріусів, які працюють у державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах або займаються приватною нотаріальною діяльністю (приватні нотаріуси). У населених пунктах, де немає нотаріусів, нотаріальні дії вчиняються уповноваженими на це посадовими особами органів місцевого самоврядування.

Відповідно статті 52 Закону, про всі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами або посадовими особами органів місцевого самоврядування, робиться запис у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій після того, як нотаріус зробить посвідчувальний напис на документі або підпише документ, що ним видається.

Так, кожна нотаріальна дія реєструється під окремим порядковим номером. Номер, за яким нотаріальна дія зареєстрована, зазначається на документі, що видається нотаріусом, чи в посвідчувальному написі.

Порядок ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій та їх форма встановлюються Міністерством юстиції України та регламентуються розділом VII Правил ведення нотаріального діловодства.

Правомірним є висновок, що реєстрація нотаріальної дії не належить до її вчинення, а є дією, спрямованою на підтвердження факту її вчинення. При цьому якщо нотаріальну дію вчинено, але не здійснено запис про неї у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, вчинена дія не набуває законної сили. Запис у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій є доказом вчинення нотаріальної дії.

Важливо, що порушення нотаріусом вимог законодавства щодо здійснення записів у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій значно виходить за рамки внутрішнього порушення правил діловодства, і може впливати на чинність вчиненої нотаріальної дії.

 

  1. Загальні положення

Відповідно до пункту 7.1 розділу 7 Правил нотаріального діловодства, про всі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами, робиться запис у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій (далі – Реєстр).

Реєстр мають відповідати формі додатку 23 до Правил нотаріального діловодства.

Реєстри мають бути прошнуровані, аркуші пронумеровані. Кількість аркушів у Реєстрі засвідчується підписом начальника управління юстиції або уповноваженої посадової особи. Підпис начальника управління юстиції або уповноваженої посадової особи скріплюється печаткою відповідного управління юстиції.

Кожному Реєстру головним управлінням юстиції присвоюється реєстраційний номер, який складається із шестизначної цифри та зазначається у кутовому штампі відповідного управління юстиції, що проставляється у верхньому правому куті наступної за титульною сторінки Реєстру, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою управління юстиції.

Уповноваженою посадовою особою управління юстиції у Журналі зазначаються прізвище, ім’я та по батькові нотаріуса, яким отримано Реєстр (при отриманні Реєстру завідувачем державної нотаріальної контори – для кого отримано Реєстр), дата реєстрації Реєстру, порядкові номери, під якими почато та закінчено запис нотаріальних дій у Реєстрі, підпис в отриманні Реєстру, дата закінчення Реєстру тощо.

На початку нотаріальної діяльності або на початку діловодного року кожний нотаріус має право на отримання одночасно двох Реєстрів, зареєстрованих у Журналі. Реєстри використовуються нотаріусом у суворій послідовності відповідно до реєстраційних номерів.

У разі закінчення Реєстру нотаріус може використовувати новий Реєстр, зареєстрований у відповідному управлінні юстиції в установленому порядку.

Кожний нотаріус веде один Реєстр нумерація в якому починається у перший робочий день нового року і закінчується в останній робочий день цього року. При цьому Реєстри, не закінчені в попередньому році, не можуть бути використані в наступному році.

Записи в Реєстрі проводяться особисто нотаріусом чи в його присутності працівником державної нотаріальної контори або особою, що перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом.

За відсутності нотаріуса на робочому місці Реєстр зберігається у сейфі, використання його іншими особами та внесення записів до Реєстру забороняється.

У зв’язку із вищезазначеним є неприпустимими такі дії, як, наприклад, записи в Реєстрі належною особою, але за відсутності нотаріуса. При цьому, під присутністю нотаріуса слід розуміти знаходження його на такій відстані від особи, яка здійснює записи в Реєстрі, що дало б можливість контролювати правильність процедури запису.

Записи в Реєстрі повинні бути повними і скороченню не підлягають, крім загальноприйнятих скорочень.

Наприклад; місто – м., район – р-н, селище міського типу – смт., вулиця – вул., будинок буд., квартира – кв.

Використання факсимільного підпису не допускається.

Тобто, всі підписи, які проставляються в Реєстрі, без будь-якого винятку із загального правила (підписи учасників правочину; перекладачів, осіб, що підписалися в якості свідків чи за учасників правочинів, котрі не в змозі самостійно розписатися; осіб, для яких нотаріально оформлювалися копії документів, видавалися нотаріально оформлені документи, тощо; підпис нотаріуса, коли в тому є потреба при виправленні помилкових записів) мають проставлятися відповідними особами власноручно, без використання при цьому факсиміле.

Дописки і виправлення, зроблені в Реєстрі, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом та печаткою.

Зокрема, застереження можуть мати такий вигляд:

«Закреслене «Васильович» не читати. Виправленому на «Петрович» вірити». Нотаріус – (підпис нотаріуса, печатка).

Помилки в нумерації нотаріальних дій у Реєстрі складається акт, який підписується нотаріусом та скріплюється його печаткою.

Акт може бути викладений на останній сторінці Реєстру або за бажанням нотаріуса може бути складений на окремому аркуші, який прикріплюється до Реєстру таким чином, щоб унеможливити його втрату.

При підготовці статистичного звіту мають бути враховані розбіжності в нумерації.

При викладенні акта на окремому аркуші він також скріплюється печаткою.

У Реєстр вноситься запис про вже вчинену нотаріальну дію, тобто після підписання нотаріусом оформлюваного документа та проставлення печатки.

Зазначена вимога є абсолютно логічною з тих підстав, що теоретично можливо змоделювати ситуацію, коли нотаріус здійснив усі необхідні записи до реєстру і зафіксував факт учинення нотаріальної дії, котра з якихось підстав насправді вчиненою не була (учасники правочину в останній момент відмовилися підписувати правочин; через відключення електроенергії нотаріус не зміг перевірити дійсність нотаріального бланку тощо).

  1. Особливості ведення та заповнення реєстру для реєстрації нотаріальних дій

У багатоскладовій державній нотаріальній конторі кожний нотаріус веде окремий Реєстр. Кожному Реєстру присвоюється свій індекс, який має збігатися з номером печатки державного нотаріуса. При цьому запис на оформленому нотаріусом документі здійснюється у вигляді такого набору цифр: 1-2, 3-4,12-1 тощо, де перша цифра означає індекс Реєстру державного нотаріуса, а друга цифра – порядковий номер запису нотаріальної дії у Реєстрі.

Таким чином, записи на оформлюваних документах не можуть містити літерних позначок.

Також, слід зазначити, що послідовні записи в Реєстрі про нотаріальні дії, вчинені державним нотаріусом багатоскладової державної нотаріальної контори, мають містити не лише порядкові номери нотаріальних дій, але й позначення номера печатки (наприклад, державний нотаріус, який має печатку під номером 5, послідовні записи в реєстрі здійснює як 5-1, 5-2, 5 -3 і т.д.)

Записи, що здійснюються при реєстрації нотаріальних дій державним нотаріусом в односкладовій державній нотаріальній конторі чи приватним нотаріусом, складаються з однієї цифри, яка відповідає порядковому номеру нотаріальної дії (і, 2,3,10 тощо).

У разі відсутності державного нотаріуса державної нотаріальної контори (відпустка, хвороба, відрядження тощо) та покладення обов’язків по обслуговуванню населення на державного нотаріуса іншої державної нотаріальної контори нотаріус, що заміщує, веде окремий Реєстр.

Державний нотаріус, що заміщує іншого державного нотаріуса, вчиняє нотаріальні дії від свого імені, використовує спеціальні бланки нотаріальних документів, отримані ним особисто, та прикладає свою особисту печатку.

Усі нотаріальні дії, учинені державним нотаріусом, який заміщує, підлягають реєстрації ним у Реєстрі з відміткою про їх вчинення в порядку заміщення у посвідчувальному написі на оформлених ним документах.

Реєстр, який ведеться державним нотаріусом при заміщенні, може використовуватись протягом одного діловодного року. Після закінчення строку виконання нотаріусом обов’язків по заміщенню Реєстр закривається підсумковим записом, про що робиться запис у графах 1-7 та проставляється відмітка в графі 10 журналу обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій (далі – Журнал), який ведеться управліннями юстиції згідно з додатком 26 до Правил нотаріального діловодства.

Місцем вчинення нотаріальних дій у порядку заміщення є державна нотаріальна контора, де працює нотаріус, якого заміщують.

Після припинення повноважень державним нотаріусом, який заміщує, складається акт приймання-передавання, в якому зазначаються кількість справ нотаріальних документів у нотаріальному діловодстві, переданих у зв’язку із заміщенням і повернутих державному нотаріусу, якого заміщують, відомості про зміни у складі та обсязі фонду, причини такої зміни.

Реєстр та напрацьовані документи зберігаються в державній нотаріальній конторі за місцем заміщення.

  1. Порядок заповнення граф 1 та 2 реєстру для реєстрації нотаріальних дій

Номер за Реєстром, що проставляється на нотаріально оформленому документі, повинен відповідати номеру, під яким нотаріальна дія записана в графі 1 Реєстру.

У разі запису кількох однакових (однотипних) нотаріальних дій (засвідчення вірності кількох копій одного й того самого документа; посвідчення кількох довіреностей тощо) для однієї і тієї самої особи запис порядкових номерів таких дій у Реєстрі може здійснюватися у вигляді проставляння через дефіс першого та останнього номерів за Реєстром.

Наприклад, при засвідченні нотаріусом справжності підпису на трьох заявах запис номерів у Реєстрі може мати вигляд: 28-30.

Сутність запису про вчинену нотаріальну дію в Реєстрі полягає в тому, щоб у разі необхідності з абсолютною, безспірною точністю можна було ідентифікувати кількість та вид тих нотаріальних дій, що оформлені (видані) нотаріусом.

При засвідченні справжності підпису декількох осіб на одному документі проставляється кількість реєстрових номерів, що відповідає кількості осіб, справжність підписів яких засвідчується.

При засвідченні справжності підпису однієї і тієї самої особи на кількох примірниках статуту або банківських карток кожен з примірників матиме один і той самий реєстровий номер або ті самі реєстрові номери (якщо засвідчується справжність підпису декількох осіб).

При засвідченні справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох однорідних документах кожному документу присвоюється окремий реєстровий номер.

При одночасному вчиненні будь-яких нотаріальних дій з одночасним засвідченням справжності підпису перекладача та/або засвідчення вірності письмового перекладу документа нотаріусом вважається, що вчиняються дві нотаріальні дії, і кожній з них присвоюється окремий реєстровий номер.

Дата вчинення нотаріальної дії, указана в графі 2 Реєстру, має збігатися з датою, зазначеною у посвідчувальному написі нотаріально оформлюваного документа.

Дата вчинення нотаріальної дії проставляється на початку робочого дня та щоразу повторюється на початку кожної сторінки Реєстру протягом усього робочого дня.

Зазначення дати біля кожної вчиненої нотаріальної дії не відповідає вимогам ч.2 п. 7.21 Правил нотаріального діловодства.

4. Порядок заповнення графи 3 реєстру для реєстрації нотаріальних дій

Приклад 1

при засвідченні вірності копії документа, виписки із документа

 

Приклад 2

при посвідченні правочину (договір, довіреність, заповіт тощо) за участі фізичної особи

Прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків, повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код юридичної особи за ЄДРПОУ, для яких вчиняється нотаріальна дія (їх представників)   Прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків, повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код юридичної особи за ЄДРПОУ, для яких вчиняється нотаріальна дія (їх представників)

3

3

Іванов Іван Іванович, м. Луцьк, вул. Володимирська, буд. 5, кв. 3

Іванов Іван Іванович, м. Луцьк, вул. Володимирська, буд. 5, кв. 3

 2144445422

У графі 3 Реєстру зазначаються прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання особи, для якої вчиняється нотаріальна дія. Якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією, також зазначається її реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті).

Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземного громадянина чи він є представником при вчиненні нотаріальної дії, зазначаються його громадянство та місце постійного проживання.

У разі засвідчення вірності копії документа, а також якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземного громадянина чи громадянина України, постійним місцем проживання якого є іноземна держава, місце проживання особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, може вказуватися з її слів, якщо особу громадянина встановлено за документом, який не містить цієї інформації.

Що стосується зазначення місця проживання іноземного громадянина, то з урахуванням вимог статті 29 Цивільного кодексу України в Реєстрі можна записувати як місце постійного проживання, так і місце його тимчасового перебування в Україні.

З огляду на викладене, при вчиненні нотаріальних дій за участі іноземного громадянина записи в Реєстрі можуть мати вигляд:

 

Приклад З

при посвідченні правочину (договір, довіреність, заповіт тощо)

Прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків, повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код юридичної особи за ЄДРПОУ, для яких вчиняється нотаріальна дія (їх представників)   Прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків, повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код юридичної особи за ЄДРПОУ, для яких вчиняється нотаріальна дія (їх представників)

3

 

3

Ярослав Добковскій (Yaroslav Dobkovskiy) громадянин Республіки Польща, Уяздовські, 11, Варшава, 00-950  

Ярослав Добковскій,

громадянин Республіки Польща,

м. Житомир, вул. Соборна, буд. 10, кв. 5, 2145367422

 

У разі вчинення нотаріальної дії за участю представника у графі 3 зазначаються прізвище, ім я та по батькові, місце проживання представника, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті) (крім представника юридичної особи), реквізити документів, на підставі яких здійснюється представництво.

У разі, якщо нотаріальна дія вчиняється за участі представника, повноваження якого ґрунтуються на довіреності, запис у графі 3 Реєстру може бути викладений у такий спосіб:

 

Приклад 4

при посвідченні правочину (договір, довіреність тощо)

Прізвище, ім я, по батькові, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків, повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код юридичної особи за ЄДРПОУ для яких вчиняється нотаріальна дія (їх представників)   Прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків, повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код юридичної особи за ЄДРПОУ, для яких вчиняється нотаріальна дія (їх представників)

3

 

3

Фрідріх Штраус,

громадянин Австрійської Республіки, Ківерштрассе, 1125, Відень, Австрія – від імені якого діє громадянин Естонської Республіки Урмас Мілда, проживає за адресою: Мааряхейну, 15, Таллін, 12078 на підставі довіреності, виданої 25 травня 2016 року, нотаріально оформленої у Відень, Австрія, 25 травня 2016 року за р. № 345, апостиль вчинено (проставлено) у Міністерстві юстиції та правопорядку Австрійської Республіки 26 травня 2016 року за №312/2345

 

Ерік Шумахер,

громадянин Федеративної Республіки Німеччина, Ківерштрассе, 1125, Берлін, Німеччина, діє від імені громадянина Естонської Республіки Урмаса Мілда (проживає за адресою: Мааряхейну, 15, Таллін, 12078; 12334566771) на підставі довіреності, виданої 25 травня 2016 року, нотаріально оформленої в Берлін, Федеративна Республіка Німеччина, 25 травня 2016 року за р. № 345, легалізованої консулом Консульського відділу Посольства України у ФРН Кошелевим Ю.Ю. 26 травня 2016 року за   № 572/2345

 

У разі вчинення нотаріальних дій представниками, повноваження яких ґрунтуються на законі, як то батьки від імені малолітніх дітей, записи в Реєстрі можуть мати такий вигляд:

 

Приклад 5

При посвідченні правочину (договір, довіреність)

 

Прізвище, ім я, по батькові, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків, повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код юридичної особи за ЄДРПОУ, для яких вчиняється нотаріальна дія (їх представників) Прізвище, ім я, по батькові, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків, повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код юридичної особи за ЄДРПОУ, для яких вчиняється нотаріальна дія (їх представників)

3

3

Іванов Іван Іванович, м. Луцьк, вул. Гагаріна, буд. 10, кв. 5, 1322663389

діє від імені малолітнього сина Петрова Дениса Івановича, 10.05.2016 р.н.,              м. Луцьк, вул. Гагаріна, буд. 10, кв. 5, 2345667789, на підставі свідоцтва про народження І-ЕГ № 176987, виданого луцьким міським відділом ДРАЦС ГТУЮ у Волинській обл.

Іваненко Максим Вадимович, м. Луцьк, вул.  Гагаріна, буд. 25, кв.75, 1230000000, діє за згодою батьків: Іваненка Вадима Ілліча,            м. Луцьк , вул. Гагаріна, буд. 25, кв.75, 45600000000 та Іваненко Інни Олегівни,            м. Луцьк , вул. Гагаріна, буд. 25, кв.75, 3540000000, на підставі свідоцтва про народження, реквізити якого зазначені у графі 4 та рішення виконавчого комітету Луцької міської ради № 543 від 20.03.2012

 

Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю юридичної особи, вказуються її повне найменування за документом, що підтверджує державну реєстрацію юридичної особи (свідоцтвом про державну реєстрацію), її місцезнаходження, код платника податків за ЄДРПОУ або податковий номер (якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією), прізвище, ім’я та по-батькові представника, місце його проживання, посада, реквізити документів, що підтверджують його повноваження.

Організаційно-правова форма юридичної особи може зазначатись скорочено. Наприклад: “ТОВ, ПАТ”.

 

Приклад 6

При посвідченні правочину (договіру)

Номер нотаріальної дії Дата вчинення нотаріальної дії Прізвище, ім я, по батькові, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків, повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код юридичної особи за ЄДРПОУ, для яких вчиняється нотаріальна дія (їх представників) Документи, за якими встановлено особу, що звернулась за вчиненням нотаріальної дії
1 2 3 4

1271-

1272

29.05.2019

Петров Іван Іванович, Луцький район, с. Липини, вул. Незалежності, буд. 25, 1260000445

 

ПАТ «Державний ощадний банк України», 0003212921, м. Київ, вул. Госпітальна, буд. 12Г в особі керуючого територіальним відокремленим безбалансовим відділенням № 10002/040 філії ВОУ ПАТ «Ощадбанк»

Іванова Петра Петровича,            м. Луцьк, вул. Кравчука, буд 17, кв. 21, 1350000007, який діє на підставі довіреності, посвідченої приватним нотаріусом Луцького міського нотокругу Сидун А.П. 18.05.2018 за р.№ 2545

Паспорт АС 123456, виданий 05.05.2008 Луцьким МВ УМВС України у Волинській області

 

 

Виписка з ЄДР, видана державним реєстратором Луцької районної державної адміністрації Волинської області 23.05.2019, номер запису 10200000001547, Статут, затверджений в новій редакції Постановою НБУ №754 від 22.01.2018

Паспорт АЮ 456789, виданий 02.08.2012 Луцьким МВ УДМС у Волинській області,  01.07.1983 р.н.

 

Приклад 7

При посвідченні правочину (договір)

Номер нотаріальної дії Дата вчинення нотаріальної дії Прізвище, ім я, по батькові, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків, повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код юридичної особи за ЄДРПОУ, для яких вчиняється нотаріальна дія (їх представників) Документи, за якими встановлено особу, що звернулась за вчиненням нотаріальної дії
1 2 3 4

127

128

29.05.2019

ПАТ «Полікомбанк», м. Чернігів, вул. Київська, 3, код платника податків згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України 00000000, в особі юрисконсульта організаційно-правового відділу Полікомбанку Терещенко Інни Петрівни, м. Чернігів, вул. Нова, буд.15, яка діє на підставі довіреності, посвідченої приватним нотаріусом Чернігівського міського нотаріального округу Івановою Т. І. 29.12.2011 за реєстровим № 4425

 

 

 

 

ВАТ «Балу», м. Чернігів, вул. Куса, буд. 17, код платника податків згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України 00000000, в особі голови правління Сидоренка Івана Ілліча, м. Чернігів, вул. Нова, буд. 1, кв. 5, який діє на підставі статуту, протоколу загальних зборів акціонерів товариства № 1 від 11.03.1997, наказу про призначення № 1 від 11.03.1997

Свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи, серії А00 № 695307, вид. державним реєстратором Виконавчого комітету Чернігівської міської ради 27.05.2002, номер запису 64396207531697532.

Статут, зареєстрований тим же реєстратором у новій редакції 25.22.2009, номер запису 75844018092070833,

Витяг з ЄДР № 7880019, станом на 20.03.2012, виданий тим же реєстратором.

Паспорт НК 222058,

вид. Новозаводським ВМ УМВС України в Чернігівській обл. 05.02.1998, 1965 р. нар.

 

Статут, зареєстрований в новій редакції державним реєстратором виконавчого комітету Чернігівської міської ради 21.05.2008, номер запису 64396207531697532.

Свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи серії В00 № 219862, вид. тим же реєстратором 20.05.1996.

Витяг з ЄДР № 7035573, станом на 20.03.2012, виданий тим же реєстратором.

Паспорт НК 175836, вид. Новозаводським ВМ УМВС України в  Чернігівській обл. 21.11.1998, 1971 р. нар.

 

При оформленні банківських карток нотаріус, засвідчуючи справжність підписів посадових осіб, у графі 3 Реєстру записує посаду цих осіб із вказівкою повного найменування юридичної особи (при зазначенні наступних посад найменування юридичної особи вказувати не обов’язково), прізвища, імені та по батькові, її місця проживання, реквізитів документів, що підтверджують перебування на цій посаді.

Записи в Реєстрі при оформленні банківських карток можуть мати такий вигляд:

 

Приклад 8

 при оформленні банківських карток

 

Прізвище, ім я, по батькові, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків, повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код юридичної особи за ЄДРПОУ, для яких вчиняється нотаріальна дія (їх представників)

3

Іванов Іван Іванович,

 (проживає м. Ківерці, вул. Шевченка, буд. 15, кв. 32) директор Товариства з обмеженою відповідальністю «Самсон», м. Чернігів, вул. Грінченка, буд. 10, офіс 5, 23445556, повноваження якого ґрунтуються на підставі Протоколу № 2 загальних зборів цього ТОВ від 12 травня 2016 року,

Лаврик Петро Степанович

 (проживає в м. Луцьк, вул. Соборна, 19, кв. 135), бухгалтер цього ж Товариства, повноваження якого ґрунтуються на підставі Наказу № 1к від 15 травня 2016 року

 

У цій самій графі додатково зазначаються прізвища, імена, по батькові, місце проживання громадян, що підписалися за осіб, які внаслідок хвороби, фізичної вади або з інших причин не можуть власноруч підписати правочин, заяву, інший документ чи розписатися в отриманні нотаріально оформленого документа, перекладача, а також свідків.

Наприклад: «Шевченко Петро Сергійович, місто Луцьк, за якого розписався Козаченко Семен Миколайович, місто Луцьк, перекладач Козаченко Семен Миколайович, місто Луцьк» (причина, з якої такий підпис було проставлено, зазначається в оформлюваному документі в посвідчувальному написі нотаріуса та у графі 3 Реєстру).

Таким чином, у Реєстрі здійснюється повний запис інформації, яка дала б змогу ідентифікувати осіб, що були залучені до вчинюваної нотаріальної дії та процедури складання та підписання документа.

Рекомендуємо при засвідченні правочинів за участю рукоприкладчика враховувати вимоги статті 207 Цивільного кодексу України.

З урахуванням викладеного, повний запис у Реєстрі може мати вигляд:

 

 

 

Приклад 9

при підписанні заповіту за незрячого, неписьменного, особу з фізичними вадами рук тощо

 

Номер нотаріальної дії Дата вчинення нотаріальної дії Прізвище, ім я, по батькові, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків, повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код юридичної особи за ЄДРПОУ для яких вчиняється нотаріальна дія (їх представників) Документи, за якими встановлено особу, що звернулась за вчиненням нотаріальної дії      
1 2 3 4 5 6 7
2344 2345  

Заповідач Катерина Миколаївна,

м. Луцьк, вул. Іванова, буд. 33, кв. 206, 1888888881,

за яку у зв’язку з хворобою підписалась Іванова Марія Семенівна, м. Луцьк, вул. Нова, 26, 2425272725

Паспорт СА 234567, виданий 23.01.2011, Луцьким МВ УМВС України у Волинській області,

1947 р. нар.

Паспорт № 023758124, вид. 0714, 09.04.2008,

1954 р. нар.

Заповіт та засвідчено справжність підпису Іванова Марії Семенівни на цьому заповіті

НАН 123456

 

0,85

0,34

Підпис

Іванова Марія Семенівна

 

За засвідченням вірності копій документів може звернутись як особа, на ім’я чи щодо якої видано документ, так і інша особа. При цьому в Реєстр записується та особа, яка фактично з’явилася до державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

При послідовному вчиненні для однієї і тієї самої особи декількох нотаріальних дій (записи про які ведуться один за одним) нотаріус може не повторювати кожного разу в Графі 3 раніше зроблений запис, а обмежитись записом “Він же, вона ж…”

  1. Порядок заповнення графи 4 реєстру для реєстрації нотаріальна дій

У графі 4 зазначаються назва документа, за яким установлено особу громадянина для якого вчиняється нотаріальна дія, чи його представника, серія, номер, дата його видачі, назва установи, яка видала документ, а також рік народження – на підтвердження дієздатності учасників при посвідченні правочинів і вчиненні інших нотаріальних дій де перевірка цього факту є обов’язковою.

Наприклад: «Паспорт АС 135777, вид. Луцьким МВ УМВС України у Волинській області 22.06.2002,1957 р.н.” або «Паспорт № 00238965, вид. 0714, 09.04.2017».

На підтвердження необхідного ступеня дієздатності особи за віком (якщо цього вимагає оформлюваний документ, наприклад, посвідчення правочину, засвідчення справжності підпису на документі; досягнення віку 14 чи 18 років) у графі 4 також зазначається рік народження. Якщо на день вчинення нотаріальної дії тільки за роком встановити дієздатність учасника нотаріальної дії неможливо, у Реєстрі зазначається повна дата народження (наприклад: 20 травня 2017 року до нотаріуса за посвідченням довіреності звернувся громадянин, що народився 15 березня 1999 року; 20 травня 2017 року договір за згодою батьків підписує неповнолітній 10 лютого 2002 року народження.

Приклад 10

при записі неповнолітньої особи — громадянина України повна дієздатність яким набута за фактом реєстрації шлюбу

 

Документи, за якими встановлено особу,  що звернулась за вчиненням нотаріальної дії

4

Паспорт АС 135777, вид. Луцьким МВ УМВС України у Волинській області 22.06.2002; свідоцтво про реєстрацію шлюбу ІІІ-АГ № 191234, видане Луцьким міським відділом ДРАЦС ГТУЮ у Волинській області 12.05.2017, 05.05.1999 р.н.

 

Якщо нотаріальна дія вчиняється для чи за участю іноземного громадянина, перевіряється законність його перебування в Україні. На підтвердження цього нотаріус у графі 4 після запису документа, за яким установлено особу, записує також реквізити візи, термін її дії. У разі коли чинним законодавством України передбачено реєстрацію в паспорті та /або імміграційній картці іноземця чи особи без громадянства, у Реєстрі зазначається термін реєстрації. У разі якщо між Україною та країною, звідки прибув іноземець, установлено безвізовий режим пересування, нотаріус записує тільки термін реєстрації іноземця на території України.

Таким чином, на нотаріуса покладається додатковий обов’язок: перевірка законності перебування іноземного громадянина на території України. При цьому вищезазначене стосується всіх без винятку нотаріальних дій, з метою вчинення яких іноземець звертається до нотаріуса (адже, наприклад, посвідчення довіреності – вчинення нотаріальної дії за участі іноземного громадянина, а засвідчення вірності копії документа, якщо про це просить іноземний громадянин, – це нотаріальна дія, що вчиняється для нього.

Записи в Реєстрі щодо документів, за якими встановлено особу іноземного громадянина, можуть мати вигляд:

Приклад 11

реєстрації нотаріальних дій щодо документів, за якими встановлено особу іноземного громадянина

 

Документи, за якими встановлено особу, що звернулась за вчиненням нотаріальної дії

4

паспорт АС 233445, вид. Паспортною агенцією/ уповноваженими на те органами/Республіки Словенія 05.05.2008 p., дійсний до 05.05.2018 p.; реєстрація про в’їзд підтверджена імміграційною карткою від 12.05.2010 p., ПП «Бориспіль» та/або відповідною відміткою в паспорті, 1954 р. нар.

 

 

Якщо іноземець постійно проживає в Україні, запис про його паспортний документ може виглядати таким чином:

 

Приклад 12

за наявності тимчасової посвідки на постійне проживання

 

Документи, за якими встановлено особу, що звернулась за вчиненням нотаріальної дії

4

Тимчасова посвідка на постійне проживання

КИ № 037786/123456, видана УГІРФО ГУ МВС України в місті Києві 23.06.2007 p., безстрокова

(у разі якщо того вимагає нотаріальна дія, вказується дата народження)

 

Якщо вчинювана нотаріальна дія потребує перевірки правоздатності та дієздатності юридичної особи, у цій графі записуються реквізити статуту (положення), свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи чи іншого документа, яким підтверджується така правоздатність та дієздатність. У випадках, передбачених законодавством, у цій графі зазначаються реквізити свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи – підприємця.

Якщо документи, що встановлюють особу громадянина чи правоздатність та дієздатність юридичної особи, уже записувалися в даному Реєстрі, нотаріус, оглянувши такі документи, може посилатися на відповідний запис, указавши номер за Реєстром та дату запису.

Наприклад: “Див. реєстровий № 1678 від 01.08.2010”.

При вчиненні для однієї і тієї самої особи одночасно декількох нотаріальних дій запис про документ, за яким установлено особу, робиться один раз при реєстрації першого з них. Далі нотаріус може обмежитись позначкою: “ Те саме …”.

 

  1. Порядок заповнення графи 5 реєстру для реєстрації нотаріальних дій

У графі 5 Реєстру записується зміст оформлюваного документа таким чином, щоб він давав змогу ідентифікувати документ без перекручень викладених у ньому відомостей.

При засвідченні вірності копії чи виписки з документа, справжності підпису перекладача зазначаються назва документа, ким, коли, на чиє ім’я видано документ та його короткий зміст, а при засвідченні справжності підпису заявника – кому адресується заява та її короткий зміст.

Якщо нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подано документ, що пройшов процедуру легалізації або проставлення апостиля, у Реєстрі зазначається про факт легалізації або проставлення апостиля, а також записуються назва консульської установи або іншої установи, яка здійснила цю функцію, дата легалізації або проставлення апостиля та реєстраційний номер.

У випадках вчинення нотаріальних дій у порядку заміщення в цій графі робиться відмітка з посиланням на порядковий номер журналу реєстрації фактів заміщення.

Наприклад: «Засвідчено вірність копії свідоцтва IVCB 238451, вид. Печерським в/рацс м. Києва 22.04.2007 про народження 23.02.2007       Комарницького М.Д.»; «Засвідчено справжність його підпису на заяві до Першої Луцької державної нотаріальної контори про відмову від переважного права купівлі у Петрова Д.А. належної йому 1/2 частини будинку, що розташований за адресою: м. Ківерці, вул. Шевченка, 45, за ціною 200 000 гривень”.

При посвідченні правочинів чи видачі свідоцтв у цій графі вказується вид правочину чи свідоцтва.

Наприклад: “Договір дарування”, “Довіреність”, “Заповіт”, “Свідоцтво про

право на спадщину за законом (за заповітом)” тощо.

Якщо копія документа викладена на двох і більше сторінках, зазначається кількість сторінок копії. Проте коли засвідчується одна копія на одній сторінці, кількість копій і кількість сторінок може не вказуватися.

Відповідно до пункту 7.38. Правил нотаріального діловодства, при оформленні ряду однорідних за характером документів (наприклад, засвідчення декількох копій одного й того самого документа, засвідчення справжності підпису перекладача на декількох примірниках перекладу одного документа, посвідчення декількох довіреностей одного й того самого змісту, але на різних представників) у Реєстрі робиться один запис, але із зазначенням кількості оформлених документів чи їх примірників.

Наприклад: “Дві довіреності”, “Засвідчено вірність 5 копій на 4 стор. кожна…” (далі – реквізити і зміст документа).

Підсумовуючи викладене, можна рекомендувати здійснювати записи у графі 5 також наступним чином:

 

Приклад 16

при засвідченні вірності копії документа

Зміст нотаріальної дії. Місце вчинення нотаріальної дії. Номер спеціального бланка нотаріального документа, на якому викладено зміст вчиненої нотаріальної дії. Дата та номер витягу про перевірку спеціального бланка нотаріального документа

5

Засвідчено вірність 3 копій атестату ВА № 29239260, виданого 24.06.2007 р. на ім’я гр. Іваненка Д.П. Снятинською загальноосвітньою школою І-ІІІ ступенів ім. В. Стефаника Івано-Франківської області

 

Приклад 17

при засвідченні справжності підпису перекладача

Зміст нотаріальної дії. Місце вчинення нотаріальної дії. Номер спеціального бланка нотаріального документа, на якому викладено зміст вчиненої нотаріальної дії. Дата та номер витягу про перевірку спеціального бланка нотаріального документа

5

Засвідчено справжність її підпису на перекладі з української мови на німецьку мову довіреності, посвідченої приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу Івановою І.І. 12.03.2017 р. за р. № 234

 

При вчиненні виконавчих написів у графі 5 зазначаються найменування, реквізити боржника, період, за який стягується заборгованість, сума стягнутого боргу, а при вчиненні протесту векселя вказуються його назва, номер, сума за векселем, строк платежу, вид протесту, боржник за векселем.

 

Приклад 18

при вчиненні однорідних виконавчих написів

Зміст нотаріальної дії. Місце вчинення нотаріальної дії. Номер спеціального бланка нотаріального документа, на якому викладено зміст вчиненої нотаріальної  дії. Дата та номер витягу про перевірку спеціального бланка нотаріального документа

5

Вчинено 3 виконавчі написи про стягнення заборгованості з Товариства з обмеженою відповідальністю «Тріумф» (ідентифікаційний код за ЄДРПОУ – 12345678) за період з 12.03.2016 р. по 20.05.2017 р. та на суму 50 000 грн. за кожним

 

У цій самій графі робиться відмітка, якщо нотаріальна дія вчинялася за межами державної нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса.

Наприклад: “У зв’язку з похилим віком та станом здоров’я довірителя довіреність посвідчено в Луцькій міській клінічній лікарні № 2  за адресою: м. Луцьк, пр. Відродження, 22”.

Документи, що не належать до встановлення особи громадянина чи перевірки правоздатності та дієздатності юридичних осіб, але які були подані нотаріусу для огляду на підтвердження повноважень представників (у тому числі при посвідченні правочинів і оформленні банківських карток), кваліфікації перекладача тощо, можуть записуватися в Реєстрі у графах 3-5.

Такими документами можуть бути, наприклад, виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, Довідки ЄДРПОУ, штатні розписи юридичних осіб, рішення власника про розпорядження майном, щодо якого вчиняється правочин, диплом перекладача тощо.

У цій самій графі 5 записуються серія та номер спеціального бланка нотаріальних документів, що використаний нотаріусом для вчинення цієї нотаріальної дії, дата та номер витягу та/чи інформаційної довідки про перевірку спеціального бланка нотаріального документа.

При скасуванні довіреності, скасуванні чи зміні заповіту, розірванні нотаріально посвідченого договору чи внесенні змін до нього, визнанні в судовому порядку недійсними правочину чи іншої нотаріальної дії в Реєстрі проти запису про вчинення такої нотаріальної дії нотаріусом робиться відповідна відмітка з посиланням на заяву, договір про розірвання договору, рішення суду тощо. Така відмітка може розміщуватися у графах 1-5 реєстру та скріплюється підписом і печаткою нотаріуса.

Наприклад: “Заповіт скасовано новим заповітом, посвідченим мною 05.04.2017 за реєстровим № 1423”;

“Договір розірвано договором, посвідченим приватним нотаріусом Чернігівського міського нотаріального округу Зубовою В.Т. 22.02.2015 за реєстровим № 856”;

“Довіреність скасовано заявою, справжність підпису на якій засвідчено 01.09.2016 за реєстровим № 759”;

“Свідоцтво визнано недійсним рішенням Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області від 11.06.2010”.

Тобто, дозволяється розміщення відповідної відмітки в будь-якій графі реєстру, де поміщено запис про вчинену нотаріальну дію та осіб, для яких її було вчинено.

  1. Порядок заповнення графи 6 реєстру для реєстрації нотаріальних дій.

У графі 6 зазначається сума стягнутого державного мита (при вчиненні нотаріальної нотаріусом) чи отриманої плати при вчиненні нотаріальної дії приватним нотаріусом).

Ця графа заповнюється нотаріусом після надання особою, для якої вчиняється нотаріальна дія, квитанції про сплату державного мита або після внесення оплати за вчинення нотаріальної дії і до проставлення цією особою підпису в графі 7.

У разі якщо оплата вчинюваної нотаріальної дії здійснювалась у безготівковому порядку, а примірник нотаріально оформлюваного документа не залишається у справах нотаріуса, квитанція банківської установи або платіжне доручення після проставлення відмітки про погашення із зазначенням реєстрового номера підклеюється у Реєстр до запису про вчинену нотаріальну дію.

При цьому у Реєстрі вказуються дата, номер банківського документа і назва банківської установи, якою проведено банківську операцію.

Наприклад: «Плат.доручення № 7-687 від 21.08.2018, АТ КБ «Приватбанк»;

     «Квит. № 4675/122 від 08.09.2018, АБ «Укргазбанк» у м. Луцьк”

Відповідно до пункту 7.44. Правил ведення нотаріального діловодства, про оплату кількох нотаріальних дій за одним і тим самим платіжним документом нотаріусом зазначається:        

«До реєстрів №… від… та № … від… (підпис нотаріуса)”

При цьому у Реєстрі здійснюється відмітка про те, де знаходиться платіжний документ та оплата яких нотаріальних дій здійснена за таким платіжним документом. Наприклад (при одночасній сплаті державного мита за копії документів юридичної особи та банківських карток, які оформлювались у різні дні), запис у графі 6 Реєстру може мати такий вигляд:

«Плат. доручення № 11-132 від 13.09.2018, АППБ “Райффайзенбанк Аваль” – див також реєстр № 1267 від 13.08.2018”.

Якщо платіжний документ за вчиненні за нотаріальні дії залишився в одному Реєстрі, а записи про вчиненні нотаріальні продовжуємо в іншому Реєстрі, що оплачені за вищевказаним платіжним документом, рекомендовано, такий запис у графі 6 Реєстру зазначати: «див. також реєстр № 1267 від 13.08.2018, справа 02-33, том №1 за 2017 рік».

Слід зазначити, що не існує обмежень нотаріуса будь-якими часовими рамками, протягом яких здійснюється поступове списання коштів, що сплачені в безготівковому порядку за вчинену нотаріальну дію. При цьому слід звернути увагу на наступне:

  • на платіжному документі має бути зазначено, до яких саме реєстрових номерів відноситься таке підтвердження оплати;
  • у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій зазначається посилання на реквізити платіжного документа, яким проведено оплату нотаріальної дії;
  • отримані кошти зараховуються до доходу нотаріуса в рік їх отримання на рахунок.

При звільненні платників від сплати державного мита в графі 6 Реєстру робиться посилання на законодавчі акти чи рішення відповідного органу влади про звільнення від плати державного мита із зазначенням номера і дати такого акта (рішення) та реквізитів документів (дата видачі, номер документа, ким виданий), на підставі яких платників звільнено від сплати державного мита (наприклад, посвідчення інваліда І групи тощо).

Наприклад: «Від сплати державного мита звільнено на підставі пункту 14 статті 4 Декрету Кабінету Міністрів України «Про державне мито».

Якщо одночасно вчиняється декілька нотаріальних дій за участю одних і тих самих осіб, нотаріус може посилатися на такий запис із зазначенням реєстрового номера та дати вчиненої нотаріальної дії (тобто, у графі 6 Реєстру зазначається «Див. реєстровий №33 від 14.06.2015»).

У разі звільнення осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, від сплати державного мита, у графі 7 Реєстру ними зазначається, що документ отримано без сплати державного мита («Отримано без сплати державного мита (підпис)»).

Ураховуючи, що приватний нотаріус не стягує державне мито, але справляє плату за вчинення нотаріальних дій, хоч і за домовленістю сторін, але не нижче від ставки державного мита, ця вимога поширюється і на приватних нотаріусів.

Якщо громадянин у зв’язку з фізичною вадою чи хворобою не здатний заповнити вказану графу, нотаріус має право зазначити особисто, що документ отримано без сплати державного мита. У цьому випадку підпис особа проставляє особисто.

  1. Порядок заповнення графи 7 реєстру для реєстрації нотаріальних дій

Усі особи та/чи їх представники, які записані в графі 3 (у тому числі перекладачі), особи, що підписувалися на документі на прохання громадян, які у зв’язку з хворобою або фізичною вадою не могли підписатися власноруч, підписуються у графі 7 Реєстру із зазначенням прізвищ.

Така вимога є доцільною з метою ідентифікації підпису особи, яка зверталася до нотаріуса з приводу вчинення нотаріальної дії.

Укінці кожного робочого дня після останньої нотаріальної дії через графи 1-7 проводиться риска та підсумковим записом у Реєстрі зазначаються кількість вчинених нотаріальних дій, сума державного мита, стягнутого державним нотаріусом, або розмір отриманої приватним нотаріусом плати та кількість використаних спеціальних бланків нотаріальних документів. Такий запис може розміщуватися в графах 1-7 і скріплюється підписом нотаріуса.

Наприклад: «Вчинено 13 нотаріальних дій. Стягнуто (отримано) державного мита (плати) 256 грн. 28 коп. Використано 10 бланків».

Якщо частина вчинених нотаріусом нотаріальних дій за день була зареєстрована у Реєстрі, який закінчився, а частина нотаріальних дій внесена до нового Реєстру, підсумковий запис щодо кількості вчинених за робочий день нотаріальних дій, суми стягнутого державного мита (отриманої плати), кількості використаних спеціальних бланків нотаріальних документів оформляється двічі, у попередньому Реєстрі, якому розпочато внесення записів щодо вчинених нотаріальних дій протягом цього дня, та у новому Реєстрі, в якому продовжено внесення записів за цей день. Підсумковий запис у новому Реєстрі здійснюється без врахування записів у попередньому Реєстрі, тобто відповідно до фактично внесених до нього записів.

 

Top