УЗАГАЛЬНЕННЯ порушень чинного законодавства, виявлених за результатами перевірок діяльності приватних нотаріусів та державних нотаріальних контор Волинської області, проведених у 2018 році

Впродовж звітного періоду всього проведено: 53 планових комплексних перевірки, з них 45 перевірок приватних нотаріусів та 8 перевірок державних нотаріальних контор.

За результатами 45 планових комплексних перевірок діяльності приватних нотаріусів області їх роботу визнано такою, що здійснюється:

  • на оцінку «добре» у 20 нотаріусів;
  • на оцінку «задовільно» у 24 нотаріусів;
  • на оцінку «незадовільно» у 1 нотаріуса.

За результатами 8 планових комплексних перевірок державних нотаріальних контор роботу 8 було визнано на оцінку «задовільно».

Крім того у звітному періоді було проведено 3 позапланові комплексні перевірки діяльності приватних нотаріусів.

Окрім цього проведено 5 контрольних перевірок.

Також було проведено 2 позапланові цільові перевірки діяльності щодо порядку надання додаткових послуг правового характеру, які не пов’язані із вчинюваними нотаріальними діями. Такі перевірки були здійснені у Луцькій районній та Ківерцівській державних нотаріальних конторах.

Водночас проведено 70 позапланових перевірок, з них:

11 перевірок – у зв’язку з розглядом звернень за дорученням Мін’юсту;

54 перевірки – у зв’язку із розглядом звернень, що надійшли безпосередньо до Головного територіального управління юстиції у Волинській області;

5 перевірок — на підставі запитів правоохоронних органів.

Впродовж дванадцяти місяців 2018 року управлінням юстиції було оголошено 1 догану державному нотаріусу, а також зупинено нотаріальну діяльність 9-х приватних нотаріусів.

На підставі довідок, складених за результатами перевірок нотаріальної діяльності Головним територіальним управлінням юстиції у Волинській області було проведено 33 оперативні наради.

Метою проведення комплексних перевірок є, перш за все, визначення професійного рівня нотаріусів, виявлення порушень законодавства, яке регулює організацію нотаріальної діяльності, дотримання порядку ними вчинення нотаріальних дій та ведення нотаріального діловодства, а також надання рекомендацій щодо усунення причин, внаслідок яких допущені порушення та вжиття необхідних заходів реагування.

При проведенні комплексних перевірок охоплюються всі напрямки роботи державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів. Звертається увага на стан дотримання нотаріусами вимог Закону України «Про нотаріат», Правил ведення нотаріального діловодства, Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та здійснення контролю за організацією нотаріальної діяльності, Порядку витрачення, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх витрачання, а також вимог положень, що регулюють роботу Єдиних та Державних реєстрів, що діють в системі нотаріату.

Стан виконання нотаріусом правил ведення нотаріального діловодства та ведення архівної справи

В ході проведення комплексних перевірок, особлива увага приділялась виконанню нотаріусами вимог Правил ведення нотаріального діловодства (далі – Правил).

Слід зазначити, що багатьма нотаріусами Волинської області допускалися помилки у вказаній сфері, на аналізі яких хотілося б зупинитися більш детально.

1. Нотаріусами не проводиться аналітична робота та узагальнення власної нотаріальної практики по вчинених нотаріальних діях.

2. Як недолік відмічено, що нотаріусами не складаються паспорти архіву, чим не дотримано вимог підпункту 7 пункту 4 розділу X Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

3. В номенклатурі справ за не заповнюються графа 3 (кількість справ) і підсумкові записи, чим не дотримано вимог пунктів 7, 8 Методичних рекомендацій щодо застосування Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса.

4. При перевірці Книги обліку печаток та штампів, Книги реєстрації наказів з особового складу, було відмічено, що обкладинка даних книг виготовлені не з твердого картону, хоча відповідно до пункту 5 Методичних рекомендацій щодо застосування Типової номенклатури справ, цей наряд віднесено до таких, які безстроково зберігаються у приватного нотаріуса.

5. Алфавітна книга обліку договорів довічного утримання деякими нотаріусами ведеться за застарілою формою.

6. При перевірці Журналу обліку викликів нотаріуса було зауважено, що трапляються випадки, коли даний журнал не відповідає формі, встановленій у додатку 14 до Правил, зокрема нотаріусом не враховані зміни до графи 9 (наказ Міністерства юстиції України від 17.03.2015 № 381/5).

7. Комісією виявлені випадки, коли нотаріус при наданні відповіді на запит, на вихідному документі не робить посилання на номер і дату документа-запиту, чим не враховано приписів пункту 5.7. розділу V Правил.

8. При викладенні тексту правочинів, довіреностей, заяв, нотаріусом використовується шрифт розміром меншим 12 друкарських пунктів, що не узгоджується з пунктом 5.9. розділу V Правил, яким передбачено, що при підготовці документа на комп’ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman.

9. При перевірці «Журналу обліку викликів нотаріуса…» виявлено недоліки при заповненні графи 9, в якій нотаріуси помилково вказують два часи повернення нотаріуса до робочого місця приватного нотаріуса або в тій же графі 9 додатково нотаріусами вказується дата виклику, що не потрібно. Також у графі 2 «Дата і час виклику нотаріуса» не вказується час виклику нотаріуса, чим не дотримано вимоги пункту 6.3. розділу VІ Правил, де передбачено ведення реєстрів, книг та журналів відповідно до встановлених форм.

10. Під час перевірки справ за індексом 01-23 «Журнал реєстрації вхідних документів» відмічено, що в графі 2 не завжди зазначається дата та індекс одержаного документа, а також невірно заповнено графу 4 Журналу, у якому зазначено лише номер справ, однак потрібно зазначати резолюцію або кому і коли направлено документ, а також невірно вносяться записи до графи 5 Журналу. У журналах вихідних документів не заповнюються всі графи, чим не дотримано приписів пункту 6.3. розділу VI Правил, яким передбачено, що книги і журнали ведуться відповідно до форм, установлених Правилами.

11. У нотаріальних документах, під час зазначення відомостей про фізичну особу нотаріусами вказується «податковий номер», а не «реєстраційний номер облікової картки платника податків» як це передбачено пунктом 6.10. розділу VІ Правил.

12. Порушення пункту 6.14. розділу VI Правил допускається нотаріусами при посвідченні правочинів, довіреностей та заяв, а саме використовується посвідчувальний напис, який не відповідає формі, наведеній у додатках до Правил.

13. Трапляються випадки, що форми свідоцтв про право на спадщину, видані нотаріусами не відповідають зразкам, які встановлені у додатку 25 до Правил.

14. Окрім того, нотаріусами невірно переносяться посвідчувальні написи на зворотній бік, чим не дотримано пункт 6.15. розділу VІ Правил, яким передбачено, що якщо посвідчувальний напис викладається на звороті оформлюваного документа, то на лицьовому боці останньої сторінки документа зазначається частина посвідчувального напису, починаючи з найменування міста (селища, району), де знаходиться державна нотаріальна контора, в якій працює державний нотаріус, або робоче місце приватного нотаріуса, а на його зворотний бік переноситься інша частина найменування.

15. При перевірці Реєстрів для реєстрації нотаріальних дій були виявлені наступні порушення:

  • як загальний недолік, під час ведення Реєстру було виявлено, що нотаріусами допускаються дописки і виправлення, які не застережені і не скріплені підписом та печаткою, чим не дотримано пункт 7.15. розділу VIІ Правил;
  • у графі 2 дата вчинення нотаріальної дії проставляється не у відповідності до вимог абзацу 2 пункту 7.21. розділу VІІ Правил, яким передбачено, що дата вчинення нотаріальної дії проставляється на початку робочого дня та щоразу повторюється на початку кожної сторінки Реєстру протягом усього робочого дня;
  • у графі 3 реєстру, зазначаючи дані про фізичну особу нотаріус вказує «податковий номер», а не «реєстраційний номер облікової картки платника податків», що є порушенням пункту 7.22. розділу VIІ Правил;
  • у графі 3 Реєстру, при послідовному вчиненні декількох нотаріальних дій за участю однієї і тієї самої особи, в графі 3 зазначено «Див. реєстровий № … від…», що передбачено лише для графи 4, чим не дотримано вимог пункту 7.27. розділу VII Правил, де вказано, що при послідовному вчиненні для однієї і тієї особи декількох нотаріальних дій, нотаріус може не повторювати кожного разу в графі 3 раніше зроблений запис, а обмежитись записом «Він же, вона ж…»;
  • у випадках, коли за вчиненням нотаріальної дії зверталась одна і та ж особа, на кожній новій сторінці нотаріусом не вказувалися прізвище, ім’я, по-батькові фізичної особи, чим не дотримано нотаріусами вимог пункту 7.27. розділу VII Правил, яким передбачено що при послідовному вчиненні для однієї і тієї особи декількох нотаріальних дій записи про які ведуться один за одним), нотаріус може не повторювати кожного разу в графі 3 раніше зроблений запис, а обмежитись записом «Він же, вона ж…». Проте у даному випадку записи не велись один за одним, оскільки наступний запис у графі 3 Реєстру “прізвище, ім’я, по-батькові…” здійснювався на новій сторінці;
  • у графі 4 Реєстру нотаріусами не зазначається дата народження особи,яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, що є порушенням пункту 7.28. розділу VII Правил;
  • у графі 4 Реєстру, під час вчинення запису про перевірку законності перебування громадянина Російської Федерації на території України, нотаріус не вказує термін реєстрації іноземця на території України, чим не дотримано вимог пункту 7.29. розділу VII Правил, де прописано, якщо нотаріальна дія вчиняється для чи за участю іноземного громадянина, перевіряється законність його перебування в Україні. На підтвердження цього нотаріус у графі 4 після запису документа, за яким установлено особу, записує також реквізити візи, термін її дії. У разі, якщо між Україною та країною, звідки прибув іноземець, установлено безвізовий режим пересування, нотаріус записує тільки термін реєстрації іноземця на території України;
  • у графі 4 Реєстру, у випадках, коли заявником є юридична особа, нотаріуси, при перевірці правоздатності та дієздатності юридичної особи, не зазначають реквізити статуту (положення) юридичної особи, чим не враховано вимог пункту 7.30. розділу VII Правил, яким передбачено, якщо вчинювана нотаріальна дія потребує перевірки правоздатності та дієздатності юридичної особи, у цій графі записуються реквізити статуту (положення), свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи чи іншого документа, яким підтверджується така правоздатність та дієздатність;
  • у графі 5 Реєстру виявлено випадок проставлення позначки «Те саме…», що є неправильним та відповідно до Правил зазначається в графі 4 Реєстру;
  • у графі 5 Реєстру, нотаріус здійснюють запис «Те саме» або «Те саме на цій же заяві», чим не дотримано вимог абзацу 4 пункту 7.31. розділу VІІ Правил, де зазначено, що у графі 5 записується зміст оформлюваного документа;
  • у графі 5 Реєстру, при засвідченні вірності копій документів і витягів з них, викладених на двох і більше сторінках, нотаріуси не зазначають кількість сторінок копій документів, які були подані заявником, чим не враховано вимог пункту 7.37. розділу VII Правил;
    у графі 5 реєстру не проставляється нотаріусом відмітка про те, що
  • нотаріальна дія була вчинена за межами робочого місця приватного нотаріуса, чим не враховано пункту 7.39. розділу VІІ Правил;
  • у графі 7 Реєстру трапляється відсутність підпису особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, що є порушення нотаріусом пункту 7.47. розділу VII Правил;
  • було зауважено, що риска, яка відповідно до пункту 7.48. Правил повинна проводитись у кінці кожного робочого дня через графи 1-7, проставляється лише у графах 5-7 або взагалі не проводиться, чим не дотримано вищенаведений пункт Правил.

16. Комісією виявлені випадки, коли нотаріуси реєструють листи Головного територіального управління юстиції у Волинській області, надіслані до відома, чим не враховано вимог абзацу другого пункту 8.2. розділу VIII Правил, яким передбачено, що не підлягають реєстрації документи, які належать до інформації, надісланій до відома згідно з примірним переліком документів, наведеним у додатку 28 Правил.

17. Заяву про відсутність прав малолітніх та неповнолітніх дітей, недієздатних чи обмежено дієздатних осіб на користування відчужуваними житловим будинком, квартирою, кімнатою або їх частиною, яка була долучена до матеріалів договору не реєструють у Журналі вхідної кореспонденції, що не відповідає абзацу другому пункту 8.9. розділу VIII Правил.

18. На вхідних документах відсутній реєстраційний штамп, який має бути виготовлений згідно встановленого зразка, чим не дотримано пункт 8.11. розділу VІІI Правил.

19. Під час перевірки наряду 01-16 виявлено, що на виконаних документах відсутні відмітки про списання «До справи», що не відповідає пункту 8.14. розділу VIІІ Правил, яким передбачено, що на виконаних документах проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова «До справи» і номер справи (наряду), у яку (який) повинен бути підшитий виконаний документ.

20. Зауважено, що документи в справі за індексом № 01-08 «Документи (акти, звіти, листи, заявки) з обліку, зберігання та витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів…» не сформовані в справу на кожний діловодний рік окремо, чим не враховано пункт 10.1. розділу Х Правил.

21. Документи, які містяться в особовій справі працівника, розміщені не у хронологічному порядку, чим не враховано абзац 9 пункту 10.2. розділу Х Правил.

22. При перевірці нарядів із завершеними спадковими справами, було встановлено, що нотаріуси на обкладинках картонажів завершених спадкових справ місяць зазначають прописом, а не арабськими цифрами, а також на обкладинках нарядів не вказують кількість вміщених спадкових справ, як того вимагає абзац 1 пункту 11.7. розділу ХІ Правил.

23. Відмічено, що при складанні засвідчувальних написів у розділах «Особливості фізичного стану та формування справи» та «Номери аркушів», нотаріусами проставляються невірні відмітки чим не дотримано пункту 12.3. розділу ХІІ Правил.

24. Під час перевірки справ за індексом 02-12 «Заповіти…», 02-40 «Реєстри для реєстрації заборон…», 02-41 «Алфавітна книга обліку…», комісією було виявлено випадки, коли нотаріусом на обкладинках справ проставлений номер тому, однак наявний усього один том, чим не дотримано приписів пунктів 12.4.7., 12.4.8. розділу ХІІ Правил.

25.При перевірці справи за № 03-08 «Номенклатура справ приватного нотаріуса» відмічено, що титульний аркуш наклеєно на обкладинку справи, хоча відповідно до Правил таке наклеювання забороняється. Як наслідок, не було дотримано пункту 12.4.8. Правил.

Дотримання порядку вчинення нотаріальних дій

При проведенні комплексних перевірок комісією зверталась значна увага на дотримання нотаріусами Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (далі – Порядок).

  1. Комісією виявлено випадки, коли оплата здійснюється після вчинення нотаріальної дії, чим порушено пункт 1 глави 2 розділу І Порядку та вимоги статті 42 Закону України «Про нотаріат».
  2. В ході проведених перевірок встановлено, що при вчиненні нотаріальних дій нотаріусами не перевіряється факт застосування санкцій до фізичних чи юридичних осіб, що звернулися за вчиненням нотаріальної дії, чим порушено вимоги пункту 7 глави 3 розділу І Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.
  3. Виявлено випадок, коли у недотримання вимог пункту 4 глави 4 розділу І Порядку приватним нотаріусом посвідчено договір купівлі-продажу (житлового будинку), в якому від імені продавця діяв представник на підставі довіреності, якою не передбачено повноважень щодо відчуження житлового будинку, а лише повноваження щодо відчуження земельної ділянки.
  4. При перевірці договорів відчуження нерухомого майна було відмічено, що в тексті правочинів зазначаються відомості про земельні ділянки, на яких розташовано об’єкт нерухомого майна, однак нотаріусом не долучено до примірників договорів копії документів на земельні ділянки, з яких взято відомості щодо такої земельної ділянки (правовстановлюючі докумети або витяг з ДЗК), чим не дотримано пункту 3 глави 7 розділу І Порядку.
  5. В ході перевірки комісією відмічено, що у матеріалах справ, долучених до договорів відчуження нерухомого майна, наявна згода одного із подружжя щодо надання згоди на відчуження нерухомого майна. Проте, всупереч вимогам пункту 4 глави 7 розділу І Порядку нотаріусом не витребувано свідоцтво про реєстрацію шлюбу для встановлення факту перебування у зареєстрованому шлюбі, відповідно до статті 27 Сімейного кодексу України.
  6. Недотримання норм Сімейного кодексу України допускається нотаріусами у випадках, коли факт перебування у шлюбі встановлено згідно повного витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про шлюб або відмітки в паспорті, а не згідно свідоцтва про реєстрацію шлюбу чи свідоцтва про шлюб. Оскільки згідно частини 3 статті 27 Сімейного кодексу України зазначено, що державна реєстрація шлюбу засвідчується Свідоцтвом про шлюб, зразок якого затверджує Кабінет Міністрів України.
  7. При огляді нарядів відмічено, що на копіях документів, які залишаються в справах нотаріуса поряд з відміткою «згідно з оригіналом» датою та підписом, проставляється також відтиск печатки нотаріуса, що є зайвим та чим не враховано вимог пунктів 7, 9 глави 7 розділу І Порядку.
  8. Під час огляду нарядів встановлено, що до примірників правочинів долучаються оригінали або копії платіжних документів про сплату податку з доходів громадян та інших обов’язкових платежів, на яких відсутня відмітка про вчинену нотаріальну дію, чим не дотримано пункту 6 глави 7 розділу І Порядку, де зазначено, що документи, що підтверджують сплату в передбачених законом випадках, податку з доходів громадян та інших обов’язкових платежів, повертаються з відповідною відміткою про вчинену нотаріальну дію особам, які здійснили таку оплату. Копія платіжного документа з відповідною відміткою долучається до примірника договору.
  9. Під час перевірки правочинів встановлено, що нотаріусом до матеріалів справ долучено копію реєстраційного номеру облікової картки платника податків, на якому цифри (номер) написані олівцем, що є порушенням пункту 1 глави 8 розділу І Порядку.
  10. В ході перевірки комісією встановлено, що до договорів відчуження нерухомого майна, нотаріусом не долучено інформаційні довідки про перевірку спеціальних бланків нотаріальних документів, на яких викладено заяву одного з подружжя про згоду на купівлю майна, а також у випадках долучення заяви про відмову від переважного права купівлі частки в праві спільної часткової власності, чим не виконано вимоги пунктів 5, 6 глави 8 розділу I Порядку, а також порушено приписи пункту 3 Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 04.11.2009 № 2053/5.
  11. В ході проведених перевірок встановлено, що при посвідченні правочину щодо розпорядження майном, нотаріус проставляє відмітку, що майно є особистою власністю одного з подружжя з посиланням на реквізити відповідних документів на окремих аркушах долучених до примірників таких правочинів, чим не враховано вимог підпункту 4.5. пункту 4 глави 1 розділу ІI Порядку, яким передбачено, що нотаріус робить відмітку на примірнику правочину, що залишається в матеріалах нотаріальної справи, з посиланням на реквізити відповідних документів, якщо ці документи не приєднуються до примірника такого правочину.
  12. Під час посвідчення договорів відчуження нерухомого майна до матеріалів справи нотаріусом не долучено довідку про склад сім’ї з метою перевірки відсутності прав малолітніх та неповнолітніх дітей, недієздатних чи обмежено дієздатних осіб на користування відчужуваним будинком, що є порушенням підпункту 1.8. пункту 1 глави 2 розділу ІІ Порядку (в редакції станом на 07.04.2017), яким передбачено, що з метою перевірки відсутності прав малолітніх та неповнолітніх дітей, недієздатних чи обмежено дієздатних осіб на користування відчужуваними житловим будинком, квартирою, кімнатою або їх частиною нотаріус вимагає подачі йому довідки про склад сім’ї житлово-експлуатаційної організації, квартального комітету або іншого уповноваженого органу з питань реєстрації місця проживання.
  13. Порушення підпункту 1.9. пункту 1 глави 2 розділу ІІ Порядку (в редакції станом на 07.04.2017) було допущено нотаріусами при посвідченні правочину щодо відчуження майна, зокрема, долучено довідку про склад сім’ї уповноваженого органу з питань реєстрації місця проживання з якої випливає, що право користування відчужуваною квартирою мали малолітні особи, проте в матеріалах договору відсутній дозвіл органу опіки й піклування на вчинення такого правочину.
  14. До правочинів (посвідчених після 08.12.2017) долучено оригінал висновку про вартість майна, чим не дотримано вимоги абзацу 2 підпункту 1.18. пункту 1 глави 2 розділу II Порядку, де передбачено (в редакції станом на 07.11.2018), що у справах нотаріуса залишається копія висновку про вартість майна, складеного суб’єктом оціночної діяльності, на якій проставляється відмітка «згідно з оригіналом» із зазначенням дати та проставленням підпису нотаріуса. Звіт про оцінку майна повертається особам, що його подали.
  15. При перевірці правочинів щодо продажу частки нерухомого майна, виявлені випадки, коли нотаріусом не витребувано від учасників спільної часткової власності заяви про відмову від права переважної купівлі, чим порушено вимоги підпунктів 5.1.-5.3. пункту 5 глави 1 розділу ІІ Порядку.
  16. В ході проведених перевірок правочинів щодо відчуження нерухомого майна, комісією виявлено інформаційні довідки, що долучені до матеріалів правочинів, в яких міститься запис про заборону на відчуження нерухомого майно або арешт на все нерухоме майно відчужувача, що є грубим порушенням підпункту 2.1. пункту 2 глави 2 розділу ІІ Порядку, згідно якого нотаріусом перевіряється відсутність заборони відчуження або арешту майна шляхом безпосереднього доступу до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно. Окрім того нотаріусами в такому випадку порушено вимоги пункту 6 статті 24 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень».
  17. Комісією встановлено, що при посвідченні договору відчуження житлового будинку, в тексті договору відсутнє посилання на статтю 377 Цивільного кодексу України, а відповідно не роз’яснено її зміст сторонам правочину, чим не дотримано вимог підпункту 3.4. пункту 3 глави 2 розділу II Порядку, якою передбачено, що при посвідченні правочинів про перехід права власності на житловий будинок, будівлю чи споруду нотаріус роз’яснює сторонам зміст статті 377 Цивільного кодексу України щодо переходу права власності або права користування на земельну ділянку, на якій вони розміщені, без зміни її цільового призначення.
  18. При огляді справ з індексам 02-12 «Заповіти» членами комісії виявлено, що трапляються випадки, коли в заповіті нотаріусом не зазначається час його складання, чим не дотримано вимоги підпункту 1.3. пункту 1 глави 3 розділу ІІ Порядку.
  19. При посвідченні довіреностей трапляються випадки, коли під час зазначення даних про строк дії довіреності нотаріусом вказується, що «довіреність видана терміном на…», чим не дотримано вимог статті 252 Цивільного кодексу України та підпункту 3.2. пункту 3 глави 4 розділу ІІ Порядку, щодо зазначення у тексті довіреності строку дії. Так, статтею 252 Цивільного кодексу України розмежовуються поняття строку, який визначається роками, місяцями, днями або годинами та поняття терміну, який визначається календарною датою або вказівкою на подію.
  20. Поряд з цим при огляді довіреності, посвідченій в порядку передоручення, було встановлено, що нотаріусом не в повному обсязі враховано вимоги підпункту 5.6. пункту 5 глави 4 розділу ІІ Порядку щодо зазначення місця посвідчення основної довіреності.
  21. В ході проведених перевірок виявлено випадки, коли при посвідченні довіреності в порядку передоручення, нотаріусом на основній довіреності не зроблено відмітку про передоручення, що вбачається з долученої копії основної довіреності до матеріалів справи, на якій така відмітка відсутня, чим порушено підпункт 5.7. пункту 5 глави 4 розділу ІІ Порядку.
  22. При огляді спадкових справ виявлено, що на заявах про прийняття спадщини не зазначено час надходження заяви та номер спадкової справи, чим не дотримано вимог підпункту 3.11. пункту 3 глави 10 розділу ІІ Порядку.
  23. Перевіряючими зауважено, що при посвідченні договору відчуження земельної ділянки нотаріусом не виконуються вимоги статті 54 Закону України «Про нотаріат» та статті 132 Земельного кодексу України щодо зазначення у тексті договору про перехід права власності на земельні ділянки його істотних умов щодо предмету угоди (земельної ділянка з визначенням місця розташування, площі, цільового призначення, складу угідь, правового режиму тощо).
  24. У договорах відчуження нерухомого майна не визначено момент переходу права власності з посиланням на статтю 334 ЦК України, а вказано лише момент виникнення права власності у набувача у відповідності до статті 722 ЦК України.
  25. При перевірці справи за індексом 02-16 «Заяви від батьків про їх згоду…..» комісією виявлено, що трапляються випадки, коли у текстах заяв від батьків про їх згоду на виїзд дитини за кордон не зазначається дата народження особи, у супроводі якої буде здійснюватися перетин дитиною кордону, що не дає можливості установити чи досягла дана особа 18-річного віку на момент виїзду за кордон, чим не в повній мірі враховано вимоги пункту 3 Правил перетинання державного кордону громадянами України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 27.01.1995 № 57.
  26. Має місце випадок, коли при посвідчені договору купівлі-продажу житлового будинку, нотаріус в тексті нотаріально посвідченого правочину зазначає сторону договору, що передає майно, іменується як «Продавець в особі представника», чим не враховано норм статті 655 Цивільного кодексу України, де передбачено, що за договором купівлі-продажу одна сторона, що передає або зобов’язується передати майно у власність другій стороні іменується «Продавець».
  27. При перевірці спадкової справи комісією було встановлено, що до матеріалів спадкової справи було долучено заяву від спадкоємця за заповітом про відмову від прийняття спадщини на користь спадкоємця за законом, що є невірним, оскільки згідно зі статті 1274 Цивільного кодексу України спадкоємець за заповітом має право відмовитися від прийняття спадщини на користь іншого спадкоємця за заповітом.
  28. В ході проведених перевірок, було встановлено, що всупереч вимогам пункту 15 розділу Х Земельного кодексу України, нотаріусами відчужувались земельні ділянки, які перебувають у власності громадян та юридичних осіб для ведення товарного сільськогосподарського виробництва, а також земельних ділянок, виділених в натурі (на місцевості) власникам земельних часток (паїв) для ведення особистого селянського господарства, земельних часток (паїв).
  29. Комісією зауважено, що у текстах договорів про відчуження житлових будинків та їх частин нотаріусом зазначається відомості щодо роз’яснення сторонам Правил користування приміщенням житлових будинків та прибудинкової території, затверджених постановою КМУ від 08.10.1992 № 572 без урахування змін, внесених 14.01.2009 постановою КМУ № 572, згідно з якою змінено назву вказаних Правил.
  30. Комісією було виявлено випадки, коли нотаріусами не внесено серії та номери спецбланків, до Спадкового реєстру, вказаних на примірниках заповітів, що лишається в нотаріуса, що в свою чергу свідчить про невиконання вимог абзацу 2 пункту 2.1.2. Положення про Спадковий реєстр, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 07.07.2011 № 1810/5.
  31. При огляді посвідчених нотаріусами заповітів встановлено, що у деяких випадках, реєстрацію заповіту у Спадковому реєстрі здійснено раніше, ніж він був посвідчений, чим порушено пункт 2.9 Положення про Спадковий реєстр.
  32. Крім цього, було зауважено, що у випадках, коли до матеріалів правочину нотаріусом долучено заяву про згоду другого з подружжя на вчинення правочину, трапляються випадки, коли бланки таких заяв не перевірено за даними Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів та не долучено відомості щодо справжності нотаріальних бланків, чим не дотримано пункту 4 глави 8 розділу І Порядку, а також порушено приписи пункту 3 Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 04.11.2009 N 2053/5.

Додержання нотаріусом вимог нормативно-правових актів ведення Єдиних та Державних реєстрів Міністерства юстиції України

Як загальний недолік в ході проведених перевірок виявлено, що нотаріуси всупереч вимог статті 46-1 Закону України «Про нотаріат», не долучають до правочинів інформацію з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, Єдиного реєстру боржників та інших єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Міністерства юстиції України. Так даною нормою передбачено, що нотаріус під час вчинення нотаріальних дій обов’язково використовує відомості Єдиного державного демографічного реєстру, а також Державного реєстру актів цивільного стану громадян, Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, інших єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Міністерства юстиції України. Інформація з єдиних та державних реєстрів, отримана нотаріусом під час вчинення нотаріальних дій, залишається у відповідній справі державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

ВИСНОВОК:

Таким чином, як свідчать результати проведеного узагальнення, державні та приватні нотаріуси Волинської області в цілому належним чином організовують роботу, дотримуються вимог чинного законодавства та забезпечують належний захист прав й інтересів громадян, які звертаються за вчиненням нотаріальних дій.

У той же час, в ході проведених перевірок встановлені факти порушення окремими нотаріусами норм чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій, незадовільного стану ведення нотаріального діловодства та порушення в організації нотаріальної діяльності.

Аналіз виявлених недоліків свідчить про те, що в переважній більшості нотаріуси припускають в роботі ті помилки та порушення, яких можна було б уникнути, оскільки чинне законодавство та наявні нормативні акти чітко регламентують ці питання; окремі нотаріуси допускають в роботі систематичні помилки, що свідчить про невисокий рівень професійної підготовки і пояснюється відсутністю достатніх знань чинного законодавства.

ПРОПОЗИЦІЇ:

З метою покращення рівня нотаріального обслуговування, запобігання допущення у подальшій роботі виявлених недоліків, вважаємо за необхідне вказати завідувачам державними нотаріальними конторами та приватним нотаріусам на необхідність:

  • забезпечення неухильного дотримання вимог статті 5 Закону України «Про нотаріат»;
  • посилення контролю за дотриманням правил ведення нотаріального діловодства, порядку вчинення нотаріальних дій;
  • забезпечення належного зберігання нотаріальних документів та підготовки їх для тимчасового зберігання;
  • неухильного виконання нормативно-правових актів, що регулюють роботу зі спеціальними бланками нотаріальних документів;
  • виключення формального підходу по вжиттю заходів, необхідних для усунення виявлених перевіркою помилок та порушень; 
  • удосконалення професійного рівня шляхом систематичної самоперевірки якості своєї роботи; 
  • підвищення професійного рівня та ділової кваліфікації як шляхом самоосвіти, так і прийняття участі у семінарах, навчаннях на курсах підвищення кваліфікації.
Top